Acuse de recibo y aprobación comercial de un e-CF recibido

Cuando recibes un e-CF debes darle al emisor un acuse de recibo, que es obligatorio y automático. La aprobación o el rechazo comercial es una segunda respuesta, opcional, que informa si estás conforme con la factura y la mercancía o el servicio.

Las dos respuestas

El Decreto 587-24 (art. 3) las define por separado:

• Acuse de recibo. Es una respuesta automática que indica que el e-CF fue recibido. No dice nada sobre lo comercial: solo confirma que el comprobante llegó y cumple el estándar mínimo de legibilidad. El Formato Acuse de Recibo de la DGII aclara que no implica aceptación ni rechazo.
• Aprobación comercial. Es la respuesta que el receptor da sobre el contenido del e-CF. Informa la conformidad o no con el documento, tanto al emisor como a la DGII, por el servicio web de Aprobación Comercial.

Todo emisor electrónico es también receptor electrónico (Decreto 587-24, art. 18). El plazo máximo para responder llega hasta la fecha límite de remisión de información que fije la normativa vigente (art. 17, párrafo V). El 606 vence el día 15 del mes siguiente; el calendario completo está en formatos 606, 607, 608 y 609.

Qué pasa si no respondes

Depende de cuál respuesta falte.

• Sin acuse de recibo: el decreto establece la obligación de acusar recibo. Las fuentes revisadas no describen una sanción específica por no enviarlo.
• Sin aprobación comercial: no tiene implicaciones, porque su uso es opcional. Las preguntas frecuentes de la DGII indican que, si no la envías, el e-CF se considera aceptado cuando lo reportas en el 606. El Decreto 587-24 (art. 17, párrafo V) es coherente con eso: la conformidad puede darse mediante el Formato de Aprobación Comercial o en la remisión del Formato de Envío de Costos y Gastos, es decir, el 606.

Si estás en contingencia y no puedes responder, debes enviar el acuse cuando salgas de ella y la aprobación comercial solo si quieres. Ver contingencia en facturación electrónica.

Aprobar, rechazar y sus efectos

Una vez enviada la respuesta comercial no se puede modificar (art. 17, párrafo VIII). Antes de rechazar, revisa estos puntos:

1. El rechazo es total. No existe el rechazo parcial. Si solo es incorrecta una línea, la corrección posterior se hace con una nota.
2. El emisor debe emitir una nota de crédito electrónica y enviarla a la DGII y a ti, con el motivo de la anulación. Ante la DGII, un e-CF aceptado sigue siendo válido hasta que se corrija (art. 17, párrafo IX). La mecánica está en nota de crédito electrónica E34 y en cómo anular un e-NCF.
3. Si rechazas desde el formato de costos y gastos (el 606), no hace falta enviar además el formato de aprobación comercial (art. 17, párrafo X).

Un e-NCF rechazado no se reutiliza, con excepciones

Distingue quién rechaza:

• Rechazo comercial del receptor. Por lo que se desprende del art. 17, párrafo I, el e-NCF no se reutiliza: el e-CF sigue aceptado ante la DGII, así que su e-NCF ya está usado, y la DGII rechaza los e-NCF “ya usados”. El emisor lo corrige con la nota de crédito y emite, si corresponde, un e-CF nuevo con otro e-NCF.
• Rechazo de la DGII. Un e-CF rechazado por la DGII no sirve para fines fiscales de otro contribuyente (art. 17, párrafo II). Si el receptor lo aprobó pero la DGII lo rechazó, no es válido y el emisor debe hacer un e-CF nuevo y sustituir el que entregó (preguntas frecuentes, 1.3.7). El decreto (art. 17) permite reutilizar o anular el e-NCF cuando el rechazo se debió a un RNC suspendido del emisor, a errores de confección que impiden la lectura, a un certificado digital inválido o a un e-NCF no autorizado. Para los demás motivos que enumera, como un e-NCF anulado o ya usado, o una firma alterada, no prevé esa posibilidad, así que trátalo como no reutilizable.

Ejemplo

Cifras inventadas. Un proveedor te envía el e-CF E310000000045 por RD$118,000 (RD$100,000 más RD$18,000 de ITBIS) por 100 unidades. Recibes 90. Tu sistema envía el acuse de recibo en el momento. Luego rechazas el e-CF completo, porque no puedes rechazar solo 10 unidades. El proveedor emite una E34 por RD$118,000 hacia la DGII y hacia ti, y después un e-CF nuevo por 90 unidades (RD$106,200 con ITBIS) con otro e-NCF. Cómo se reflejan en tu 606 el e-CF original, la E34 recibida y el e-CF nuevo no está confirmado en las fuentes revisadas; consúltalo con tu contador.

Qué prepara Contador.do

Contador.do lee el XML del e-CF que subes, junto con el proveedor, el NCF, la fecha y los montos. Tú lo revisas y al confirmar la compra entra al 606 del mes de su fecha. Contador.do no presenta nada ante la DGII y no envía acuses de recibo ni aprobaciones comerciales; el 606 se presenta en la Oficina Virtual.