Usuario, clave y token de la Oficina Virtual de la DGII

El usuario y la clave de la Oficina Virtual son estrictamente personales: la DGII los entrega al contribuyente cuando se inscribe en el RNC, junto con un dispositivo de seguridad (el token), y todo lo que se envíe con ellos se atribuye a quien los tiene registrados. Esa es la razón por la que no deben compartirse con un contador, un empleado ni una aplicación. Lo que se hace dentro de la Oficina Virtual, mes a mes, está en las guías de IT-1 y de formatos 606, 607, 608 y 609.

Cómo se obtiene el acceso

El Código Tributario (art. 56) permite pedir a la DGII el registro de códigos de identificación y acceso para declarar, consultar y pagar por medios electrónicos. La Norma 04-2021 precisa que, al inscribirse en el RNC, el contribuyente puede autorizar la creación de su Oficina Virtual, y que recibe el acta de RNC, el usuario, la clave y los dispositivos de seguridad únicamente de forma presencial en las oficinas que designe la DGII.

• Persona física: completa el formulario de inscripción con copia de su cédula.
• Persona jurídica: el trámite lo hace el accionista o socio mayoritario o, en su defecto, un miembro del consejo de administración. Un representante legal debidamente apoderado puede entregar el formulario y recibir presencialmente los documentos y dispositivos.

El nombre de usuario lo asigna la DGII y la clave la elige el usuario al darse de alta. Si la DGII habilitó otras vías para recuperar o pedir el acceso, las fuentes revisadas no las detallan.

Qué es el token

La norma exige entrar con usuario y clave más un elemento complementario: token de códigos, tarjeta de códigos o certificado digital. El token de códigos es un dispositivo que muestra un código, generalmente de seis dígitos, que cambia más o menos cada 60 segundos, por lo que no puede reutilizarse. La norma de 2021 agrega el token de software, y la App DGII Móvil ofrece un Token Digital para las transacciones en la Oficina Virtual.

La DGII puede cobrar por los medios de autenticación según un tarifario publicado en la Oficina Virtual.

Quién puede representar al contribuyente

La Norma 05-2021 define dos figuras, siempre personas físicas:

• Responsable: administrador general de la Oficina Virtual por delegación del contribuyente. Actúa en su nombre y es solidariamente responsable con él.
• Tercero mandatario: persona a quien el contribuyente o el responsable autorizan para funciones específicas.

Solo el contribuyente y el responsable pueden delegar el uso de la Oficina Virtual. Los términos de uso piden depositar el poder o mandato que autoriza a actuar. Para el rol de administrador de la facturación electrónica, la DGII exige que la persona figure como representante en el RNC de la empresa. Los requisitos para designar a un contador los publica la DGII en su portal; las fuentes revisadas no los reproducen.

Por qué nadie debe compartir su clave

La Norma 05-2014, art. 8, dice que el contribuyente es el único responsable del manejo de su usuario y clave. Presume que todo mensaje o documento enviado con sus medios de identificación lo inició él, y lo considera de su exclusiva responsabilidad. La Norma 05-2021 mantiene la regla y suma la responsabilidad solidaria del responsable y del tercero mandatario.

Entregar la clave a otra persona o a una aplicación no traslada esa responsabilidad. Si la clave o el token se exponen, el contribuyente debe avisar a la DGII y solicitar el cambio. Los términos de uso recomiendan una clave de al menos ocho caracteres con letras y números, no guardarla en la computadora y llevar el control de quién tiene los dispositivos. Su mal uso puede sancionarse como falta formal (Código Tributario, art. 257) o conforme a la Ley 53-07 sobre delitos de alta tecnología.

Una cuenta sin transacciones de declaración durante seis meses puede ser dada de baja por la DGII.

Qué prepara Contador.do

Contador.do prepara los archivos y las casillas, y su extensión de Chrome nunca lee la clave ni el token y nunca pulsa «Enviar». Contador.do no presenta nada ante la DGII: se presenta en la Oficina Virtual, con tu clave y tu token.